آیا تا به حال برای شما پیش آمده که بعضی روزها از پشت میز خود بلند شوید، به تماس‌های تلفنی اعضای خانواده‌تان پاسخ دهید، کمی وب گردی کنید و بعد از مرور چند وب سایت ناگهان متوجه شوید که ظهر شده و هنوز هیچ کدام از کارهای خود را انجام نداده‌اید؟ مطمئناً همه‌ی ما این سناریو رو تجربه کرده‌ایم. اگر فقط بعضی روزها این اتفاق برای شما می‌افتد مشکل چندان مهم و نگران کننده‌ای نیست اما اگر این کارها برای شما تبدیل به عادت شده‌اند و مدام وظایف و مسئولیت‌های کلیدی خود را پشت گوش می‌اندازید وقت آن رسیده که برای حل این مشکل دست به کار شوید.
با استفاده از نکته‌های مؤثر مطرح شده در این مقاله می‌توانید بهره‌وری و کارآمدی خود را در محل کار، مدرسه و خانه به نحو چشم‌گیری افزایش دهید.
۱-فهرست «قاتلان زمان» را تهیه کنید
روز خود را با در دست داشتن فهرستی شروع کنید که نام تمام هدر دهندگان زمان زندگی‌تان در آن قید شده است. این فهرست را نزدیک خود بگذارید. هر وقت متوجه شدید که دارید کاری انجام می‌دهید که جز هدر دادن وقت نتیجه دیگری ندارد نام آن را به فهرست قاتلان زمان اضافه کنید. فایده اصلی تهیه چنین فهرستی این است که بعد از مدت کوتاهی تمام کارهایی که نباید انجام دهید مشخص می‌شوند. به عنوان مثال، شاید بخواهید چند ایمیل کاری حساس را ارسال کنید اما در همین حین ناگهان به یوتیوب سری بزنید و مشغول تماشای فیلم‌های مربوط به حیوانات بامزه شوید، در این صورت باید بلافاصله وب سایت یوتیوب را به فهرست قاتلان زمان خود اضافه کنید تا دیگر وقت باارزش خود را برای دیدن ویدیوهای حیوانات در این وب سایت تلف نکنید.
۲-اپلیکیشن های شبکه‌های اجتماعی را پنهان یا حذف کنید
بر اساس یافته‌های مطالعه‌ای که توسط Ipsos Open Thinking Exchange انجام شد، کاربران شبکه‌های اجتماعی به طور متوسط ۳/۶ ساعت در روز را صرف روابط خود در فضای مجازی می‌کنند. این زمان دقیقاً برابر یک چهارم زمان بیداری شماست. فکر کنید با استفاده از این زمان چه کارهای فوق‌العاده‌ای می‌توانید انجام دهید و به چه نتایج شگفت‌انگیزی می‌توانید دست پیدا کنید.
برای اینکه بتوانید به نحوی مؤثر جلوی تلف شدن این زمان باارزش را بگیرید، اپلیکیشن های شبکه‌های اجتماعی را از هم اسکرین (به انگلیسی : home screen) گوشی‌های هوشمند و تولبار مرورگر کامپیوتر یا لپ‌تاپ خود حذف کنید. با اینکه حذف یا پنهان کردن اپلیکیشن های شبکه‌های اجتماعی این رسانه‌ها را به طور کامل از دسترس کاربران خارج نمی‌کند اما باز هم به مرور زمان عادت بررسی پی در پی آپدیت‌ها در این شبکه‌ها را از بین می‌برد، اگر کمی منطقی باشید متوجه خواهید شد که اصلاً نیازی نیست هر ۱۰ دقیقه یک بار وارد حساب کاربری خود در این شبکه‌ها شوید چون به احتمال زیاد در این مدت کوتاه هیچ تغییر قابل توجهی در زندگی دوستان شما اتفاق نیفتاده است که بخواهند آن را با شما در میان بگذارند.
۳-برای خود اهداف روزانه تعیین کنید و از یک سیستم یادآوری کارآمد استفاده کنید
هر روز با وظایف و مسئولیت‌های جدیدی رو به رو هستیم که باید آن‌ها را به نحو احسن انجام دهیم. یک راه عالی برای ساده‌سازی زندگی این است که برای خود روند روزانه و مشخصی تعیین کنید و همیشه از آن پیروی کنید. آیا باید ماه بعد گزارشی مفصل به رئیس خود تحویل بدهید؟ به جای این که تا دقیقه نود صبر کنید و در روزهای پایانی ماه با عجله این گزارش را تکمیل کنید بهتر است این گزارش را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و با گنجاندن این بخش‌ها در روند روزانه‌تان به مرور و با دقت و تمرکز کامل گزارشی جامع و بی نقص برای رئیس خود تهیه کنید. برای هدف‌گذاری و ایجاد یک سیستم یادآوری کارآمد می‌توانید از اپلیکیشن هایی مثل Google Calendar یا خیلی ساده از یک دفترچه یادداشت و یک خودکار یا قلم استفاده کنید.
اگر می‌خواهید موفق باشید و به تمام اهداف خود برسید بهتر است همیشه یک دفترچه یادداشت و قلم همراه داشته باشید تا همه‌ی نکات لازم و مهم را یادداشت کنید و هیچ چیز را فراموش نکنید.
۴-ابتدا مهم‌ترین کارها، وظایف و مسئولیت‌ها را تکمیل کنید
این که روز خود را با ساده‌ترین کارها و وظایف شروع کنیم خیلی آسان است. با انجام کارهای ساده و غیر ضروری شاید احساس کنید که دست آورد خاصی داشته‌اید حتی اگر پروژه‌های بزرگ و مسئولیت‌های کلیدی خود را نادیده گرفته باشید؛ اما وقتی کارها و وظایف کم اهمیت‌تر را تکمیل کنید، باز هم نگران خواهید بود و در چنین شرایطی شاید انگیزه بیشتری برای تکمیل اولویت‌های اصلی برنامه روزانه خود داشته باشید.
نگرش خود را تغییر دهید و در ابتدای روز کارها، وظایف و مسئولیت‌های کلیدی خود را انجام دهید. مطمئن باشید بعد از اتمام این کارهای مهم آرامش شما دو چندان خواهد شد و بقیه روز خود را با خیالی آسوده سپری خواهید کرد.
۵-چندکاری یا مولتی تسکینگ را رها کنید
چندکاری (به انگلیسی : Multitasking) یک افسانه است. بر اساس گزارش NPR، انسان‌ها از لحاظ جسمی نمی‌توانند چندکاری کنند یا چند کار یا وظیفه را به صورت هم زمان انجام دهند. مغز ما با حقه‌بازی و انتقال سریع توجه و تمرکزش از یک کار به کار دیگر این توهم را به ما می‌دهد که در حال چندکاری یا مولتی تسکینگ هستیم.
اما متاسفانه ما انسان‌ها چندان در مولتی تسکینگ حرفه‌ای نیستیم. اگر بخواهید چند وظیفه را به صورت هم زمان انجام دهید، مطمئناً نخواهید توانست هیچ کدام از این وظایف را با استاندارد بالا و قابل قبول تکمیل کنید. علاوه بر این، با پیروی از چندکاری یا مولتی تسکینگ در مقایسه با زمانی که فقط بر روی یک کار تمرکز می‌کنید باید زمان بیشتری برای تکمیل وظایف خود در نظر بگیرید. می‌توان این طور نتیجه‌گیری کرد که با مولتی تسکینگ فقط بهره‌وری و کارآمدی خود را کاهش خواهید داد.
۶-از زمان‌های مرده استفاده کنید
وقتی در مطب دکتر نشسته‌اید تا نوبتتان شود و یا در حال رانندگی از محل کار به سوی منزل هستید چه کار می‌کنید؟ اگر در مطب دکتر با دیگران صحبت می‌کنید و یا در حال رانندگی فقط به رادیو یا موسیقی گوش می‌دهید باید بدانید که با انجام این کارهای بیهوده وقت با ارزشی را از دست خواهید داد. در عوض، می‌توانید از این زمان‌ها برای یادگیری یک زبان جدید استفاده کنید و یا با استفاده از طوفان فکری یا یورش فکری (به انگلیسی : brainstorming) و یادداشت‌برداری بر روی پروژه‌ی خود در محل کار یا مدرسه کار کنید. حتی می‌توانید از این زمان‌های مرده برای انجام حرکات کششی یا تنفس عمیق استفاده کنید.
۷-کتاب‌ها و مقالاتی که در مورد مدیریت زمان هستند را مطالعه کنید و از توصیه‌های ارائه شده در این منابع برای افزایش بهره‌وری خود استفاده کنید
برای اینکه با بهترین روش‌های مدیریت زمان آشنا شوید کتاب‌ها و مقالاتی را مطالعه کنید که در مورد مدیریت زمان نوشته شده‌اند. مطمئناً مطالعه این منابع بسیار سودمند خواهد بود و به موفقیت شما خیلی کمک خواهد کرد چون این کتاب‌ها و مقالات مدیریت زمان را با جزئیات کامل بررسی کرده‌اند و مفاهیم اصلی خود را از طریق تمرینات عملی به مخاطب آموزش می‌دهند.
