۱۰ سوال کلیدی که افراد موفق از خود می‌پرسند
ارزیابی صادقانه‌ی خویش برای توسعه سازمان‌یافتگی‌تان، به همان اندازه‌ی تعیین هدف، نوشتن فهرست و متوجه گذشت زمان بودن، اهمیت دارد. هر از گاهی باید وقت بگذارید و تعدادی سؤال مهم از خود بپرسید. اگر به سرعتی که انتظارش را داشته‌اید، در کارتان پیشرفت نمی‌کنید، پیشرفت خود را ارزیابی نمایید و مشخص کنید چرا از هدف‌های تعیین شده عقب مانده‌اید. اگر در مسیر افتاده و درست جلو می‌روید اما هنوز فاقد چندتایی عنصر لازم هستید، از خود بپرسید چطور می‌توانید برای پر کردن فاصله، رفتار خود را اصلاح نمایید.
در آغاز، تعدادی سؤال پیش پا افتاده درباره‌ی خود، عادت‌های فعلی و هدف‌هایتان بپرسید و از خود سؤال کنید چطور می‌خواهید سازمان‌یافته‌تر و کارآمدتر شوید.
۱-آیا هدف‌هایی واقعی و قابل دستیابی تعیین کرده‌ام؟
بین نوشتن هدف‌ها، و نوشتن هدف‌هایی که واقعاً می‌توانید به آن‌ها دست‌یابید، تفاوت زیادی هست. اگر در حال حاضر پانزده کیلو اضافه وزن دارید و سال‌هاست تمرین نکرده‌اید، کاری است ستایش برانگیز که تابستان امسال بخواهید در ماراتن بوستن شرکت نمایید، ولی این ضمناً هدفی است دست نیافتنی. از حالا تا زمانی که با شلیک گلوله‌ای مسابقه شروع می‌شود، وقتی برای تمرین نمانده، بی شک می‌توانید در اهداف خود اصلاحاتی به وجود آورید و مسابقه‌ای ده کیلومتری را در نظر بگیرید و آن قدر تمرین کنید تا برای ماراتن سه سال بعد آماده شوید؛ ولی حتی این هدف هم مقدار زیادی تعهد و ایثار از سوی شما می‌طلبد؛ اما قابل دسترسی است. ولی آن بالایی خیر.
همین اصل، شامل حال سایر حوزه‌های هدف تعیین کردن نیز می‌شود. اگر سالانه ۵۰ هزار دلار درآمد دارید و کمی هم می‌توانید پس‌انداز و سرمایه‌گذاری کنید، این که هدفتان میلیونر شدن در ۱۲ ماه آینده باشد، واقع گرایانه نیست. مگر این که عموی رو به موتی دارید که قرار است ثروتی برایتان به ارث بگذارد و یا این که محصولی معجزه‌آسا اختراع کرده‌اید که در چند روز آینده وارد بازار می‌شود، با در نظر داشتن شرایط فعلی، هدفتان کمی بلند پروازانه جلوه می‌کند. این البته بدین معنا نیست که میلیونر نمی‌شوید. منظور فقط این است که زمان‌بندی خود را تعدیل کنید و برای آن که نیرو بگیرید، دراین فاصله، تعدادی هدف دست یافتنی برای خود تعیین نمایید.
برای آدم هدفمند، هیچ چیز به اندازه‌ی تعیین هدف‌های دست نیافتنی، ناامیدکننده نیست. وقتی هدف تعیین می‌کنید، خوش‌بین باشید ولی حواستان به دنیایی هم باشد که در آن زندگی می‌کنید. بدین ترتیب، شانس موفقیت بیشتری خواهید داشت.
۲-برای دست یافتن به هدف‌هایم، هر روز تلاش می‌کنم؟
کارهای معمولی روزانه، درهمان «امور روزمره» باقی می‌مانند. اگر مدام پیشرفت خود را به سوی هدف‌هایتان کنترل و بررسی نکنید، شانسی هم برای دست یافتن به هدف‌هایی که تعیین کرده‌اید، نخواهید داشت.
اولین کاری که موقع نوشتن فهرست کارهای روزانه‌تان باید انجام دهید، این است که از خود خیلی ساده بپرسید: آیا این کارها مرا به هدف‌های کوتاه و درازمدتم نزدیک می‌سازند؟ اگر پاسخ مثبت است، به راهتان ادامه دهید. ولی اگر مطمئن نیستید فهرست خود را دوباره مورد بررسی قرار دهید و از خود بپرسید که چه کاری می‌توانید انجام دهید تا مطمئن شوید که روزتان وقف کاری نشود که ربطی به هدفتان ندارد.
۳-چه کسی وقتم را کنترل می‌کند؟
محشر می‌شد اگر همه‌ی ما می‌توانستیم ادعا کنیم که لحظات زندگی‌مان را بدون هیچ اخلالی، در کنترل خویش داریم. چه احساسی دارد که برنامه‌ی زندگی خود را تعیین کنید و دنیا هم بر وفق مراد و جدول زمان‌بندی‌تان پیش برود؟ نمی‌دانم چه تعداد آدم از چنین موهبتی برخوردارند. رئیس جمهور آمریکا شاید گاه به چنین ایده آلی نزدیک شود. اگر پرزیدنت بخواهد با رهبران مختلف دنیا، گردانندگان صنایع، رهبران مدنی و یا ورزشکاران ملاقات کند، او است که می‌تواند جدول زمان‌بندی را تعیین نماید و همه هم احتمالاً به آن چه او تعیین کرده تن می‌دهند.
کس دیگری را با این اندازه توانایی در کنترل جدول زمان‌بندی، نمی‌شناسم. ما همه در برابر کسی جوابگو هستیم، چه مشتری باشد و چه عضوی از خانواده یا کارمند، کارفرما، دوست، آشنا یا فردی در آن طرف سیم تلفن، این که بدانید چه کسی وقت شما را کنترل می‌کند و چه مقداری از آن را کنترل می‌کند، به شما کمک خواهد کرد تا باقی وقتتان را با کارآمدی، مدیریت نمایید.
۴-اخلال در کار را تا چه حد می‌پذیرم؟
این که تا چه اخلال در کارتان را می‌پذیرد، مقدار زیادی روشن می‌کند که تا چه میزانی آمادگی کنترل روزهایتان را دارید. اگر مدام به هر کسی اجازه دهید در دفترتان گشتی بزند و وقتتان را بگیرد، به عنوان فردی صمیمی شهرت پیدا می‌کنید که وقت دارد تا به حرف همه گوش بسپارد، ولی بی شک، به عنوان آدمی معروف نخواهید شد که کارش نتیجه می‌دهد و به هدفی که تعیین کرده می‌رسد.
برای اخلال در کار، جا و زمانی هست. این که تا چه اندازه اجازه می‌دهید رخ دهند، حس و حال پیشرفت سازمان‌یافتگی‌تان را در آینده، روشن خواهد کرد.
۵-چه کسی این کارها را روی میزم می‌ریزد و واکنش من چیست؟
اگر به عنوان جفت و جور کننده‌ی کارها شهرت پیدا کرده‌اید، مردم هم توقع دارند که علاوه بر کارهای خودتان، مشکلات آن‌ها را نیز جفت و جور کنید. برخی از این توقعات اجتناب‌ناپذیرند. اگر رئیستان با پیشنهادی وارد اتاقتان می‌شود و می‌خواهد بازنگری‌اش کنید و تعدیل و اصلاحش نمایید، چاره‌ای ندارید مگر اینکه کارهای دیگر را زمین بگذارید و انتظار او را برآورده سازید؛ اما اگر اصولاً اجازه دهید همکار، عضوی از خانواده، یا دوستی بی‌خبر سرتان هوار شود، به آدمی تبدیل می‌شوید که دیگران کنترل وقت و برنامه‌ی زندگی‌تان را در دست دارند.
۶-دفتر برنامه‌ی روزانه‌ام را همیشه به همراه دارم؟
یادداشت‌ها معمولاً باید در نامحتمل‌ترین اوقات شبانه‌روز نوشته شوند. دوستی از شما می‌خواهد تا فردا صبح با او تماس بگیرید یا یک مشتری به خانه‌تان تلفن می‌زند و می‌پرسد سه شنبه آینده، جدول زمانی‌تان از چه قرار است. شاید خوشبختانه بتوانید از عهده‌ی این خواسته‌ها برآیید یا لااقل، به طرف مقابل پاسخی قانع کننده بدهید. ولی تنها روشی که این کار را ممکن می‌سازد، این است که دفتر برنامه‌ی روزانه‌تان را همیشه کنار دست داشته باشید.
دفتر یادداشت من، یعنی همان ابزار سازمان‌دهی که سی سالی است از آن استفاده می‌کنم، همیشه با من است. شب که به بستر می‌روم آن را روی میز کوچک کنار تخت خواب می‌گذارم و اولین کاری که پس از بیداری انجام می‌دهم، برداشتن آن است. از آن جا که این دفتر همیشه با من است، به ندرت برنامه‌ای را فراموش می‌کنم. الگوبرداری از همین روش، کمک زیادی به شما خواهد کرد.
۷-همه‌چیز را روی کاغذ می‌آورم؟
اگر قرار باشد از دفتر برنامه‌هایتان فقط در ساعات اداری استفاده کنید، فایده‌ای ندارد آن را همیشه کنار دستتان داشته باشید. همه‌چیز از تماس‌هایی که باید بگیرید تا فهرست اقلامی که نیاز است سر راه از فروشگاه بخرید، باید در جایی قابل رجوع در دفتر نوشته شوند. برای مدیریت کارآمد روزتان راه دیگری وجود ندارد.
با نوشتن همه‌چیز روی کاغذ، ذهنتان را از به یاد سپردن جزئیات آزاد می‌کنید. من پس از آن که متعهد می‌شوم به کسی در وقت معینی تلفن کنم، ساعت تماس را در دفترم می‌نویسیم، و دیگر فراموشش می‌کنم. وقتی روز تماس فرا می‌رسد، آن را همراه با یادداشتی درباره‌ی موضوعش، در دفتر نوشته‌ام. از این ساده‌تر نمی‌شود.
۸-آیا می‌دانم فردا، اولین کارم چیست؟
اگر قبل از به بستر رفتن، برنامه‌های فردا را سازمان‌دهی نکرده‌اید، نتیجه‌گیری از کارتان هم با مشکل روبرو می‌شود. اگر برای کارها جدول زمانی تعیین نکرده و اولویت‌بندی‌شان ننموده‌اید، فقط کافی نیست فهرست کارهایتان را در دفتر برنامه‌هایتان نوشته باشید، چون در این صورت، جدول زمان‌بندی ندارید، فقط یک فهرست دارید.
روزهایتان را از مدت‌ها قبل برنامه‌ریزی کنید. اگر امکان دارد، برای هر تماس، هر ملاقات و هر کاری که باید انجام دهید، ساعتی در نظر بگیرید. اگر می‌دانید که ساعت شش صبح دوشنبه‌ی آینده، باید تماسی تلفنی با اروپا بگیرید، قطعاً قرار صبحانه‌ای نیز برای هفت صبحش نمی‌گذارید؛ اما اگر ساعت مشخصی برای تماس تعیین نکرده‌اید، ولی برای ۳۰: ۷ صبحانه‌ای کاری تعیین کرده‌اید، امکان دارد دیگر نتوانید با طرف اروپایی‌تان صحبت نمایید.
زمان انجام کارها و خود کارها، جزء لاینفک برنامه‌ی سازمان‌دهی هستند. اطمینان حاصل کنید که موقع تهیه‌ی جدول زمانی فردایتان، هر دو را به کار ببرید.
۹-می‌دانم فردا چه ساعتی به خانه برمی‌گردم؟
ساعت پایان دادن به فعالیت‌های روزانه به همان اندازه‌ی ساعت آغاز کار اهمیت دارد. این که بدانید چه ساعتی به کارهای روزانه پایان می‌دهید. چراغ‌ها را خاموش و نزد خانواده‌تان برمی‌گردید، همان قدر اهمیت دارد که بدانید چه زمانی با مشتری‌تان گفت‌وگویی سمعی – بصری خواهید داشت و یا چه وقت ریاست جلسه هیئت مدیره را بر عهده خواهید گرفت.
۱۰-شانس به انجام رساندن و تکمیل همه‌ی آن چه بر روی فهرست نوشته‌ام، چه قدر است؟
هیچ وقت قمار باز خوبی نبوده‌ام، ولی به افرادی که شرط و شروط می‌گذارند و احتمال موفقیت پروژه یا یک جدول زمانی را ارزیابی می‌کنند، توجه زیادی داشته‌ام، متوجه شده‌ام که بیشترشان، احتمال موفقیت خود را بالا می‌دانند، ولی امکان موفقیت همکاران و هم قطاران خود را بسیار بعید تلقی می‌کنند. اگر هر بار ده دلار روی احتمال موفقیت فردی شرط‌بندی کرده بودم که می‌تواند در چهارچوب زمانی مشخصی کاری را به انجام برساند یا خیر تا به حال توانسته بودم از طریق پول‌هایی که برده‌ام، کلبه‌ی کوچولو و خوشگلی برای خود دست وپا کنم.
همیشه برایم حیرت‌انگیز بوده که آدم‌ها چه قدر خوش‌بین‌اند و تا چه اندازه، در شرایطی نامعقول، به موفقیت خویش اعتماد دارند. هیچ‌کدام از ما کامل نیستیم، ولی اوقاتی هست که با شکست روبرو می‌شویم. اگر این را متوجه شوید و احتمال موفقیت خود را در حدی معقولانه قرار دهید، وقتی هم اتفاقی ناخوشایند و برخلاف برنامه پیش می‌آید، سرخورده نمی‌شوید.
این مقاله برگرفته از کتاب « راه و چاه موفقیت » نوشته ی مارک مک کورمک است.
