چگونه زمان خود را مدیریت کنیم ؟!

4 minutes read

از کسانی که چندین شغل بیرون از خانه دارند گرفته تا مادران خانه دار ، هیچکدام نیستند که تجربه کمبود وقت را نداشته باشند. همه ما گاهی دچار اضطراب کارهای زیاد و وقت کم می شویم. در زمینه مدیریت زمان چند پیشنهاد خوب و کاربردی برای شما داریم.

۱- همه چیز را بنویسید.

قبل از هر چیز باید روشی که در حال حاضر از زمان خود استفاده می کنید را بررسی کنید. ممکن است به دلیل تکراری بودن کارهای روزمره نتوانید زمان های اتلاف وقت خود را بشناسید، به همین دلیل بهتر است از یک دفترچه یادداشت برای ثبت وقایع روزمره استفاده کنید. پس از ثبت ، هنگام ارزیابی آنها خودتان متوجه فعالیت های غیرضروری خواهید شد. اصلا نگران نباشید همین که شروع به مدیریت زمان خود کنید، متوجه اهمیت این موضوع خواهید شد.

۲- چک نکردن دائم ایمیل‌ها.

آیا هر زمان که روی صندلی خود در دفتر می‌نشینید، شروع به چک کردن ایمیل‌های تازه می‌کنید؟ اینکار شما را به درون کار‌های پیچیده دیگری سوق می‌دهد و در نهایت با خراب کردن برنامه شما، تمام نقشه‌هایی که دیشب کشیده بودید را به تاخیر می‌اندازد. ساعت‌های اولیه روز خود را روی وظایفی قرار دهید که بیشترین اولویت و اهمیت را دارند.

۳- فعالیت ها را اولویت بندی کنید.

اولویت بندی یکی از قدم های مدیریت زمان است. این کار به شما کمک می کند که کارهای غیرضروری را که نه تنها اوقات خوشی برای شما نمی سازد بلکه زمان حال را هم از شما می‌گیرند و شما را از اهدافتان دور می کند، حذف کنید.

اصلا فکر نکنید که مجبورید تمام روز کارهای خط کشی شده انجام دهید یا هر کار تفریحی و لذت بخشی زائد به حساب می آید. اتفاقا برای تصمیم گیری درباره فعالیت هایی که باید انجام دهید، فعالیتی را حذف کنید که از آن لذت نمی برید یا به خوبی از عهده انجام آن برنمی آیید.

برای شروع اصلا تلاش نکنید مسئولیت هایی بیش از آنچه می توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده بگیرید، پس از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت ها کاهش دادید، زمان برنامه ریزی فرا می رسد. به یاد داشته باشید ساعت های محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نکنید به نتایجی فراتر از توانایی های خود دست پیدا کنید. برای دستیابی به حداکثر عملکرد به زمان خواب و استراحت کافی احتیاج دارید.

۴- از مزاحمت ها جلوگیری کنید.

لازم نیست همواره پذیرای کسانی باشید که می خواهند با شما وقت بگذرانند. این افراد می توانند مانع پیشرفت و باعث آشفتگی محیط یا ذهن شما شوند. با بستن در اتاق کار یا حذف ارتباط چشمی یا جواب ندادن به تلفن ، می توانید به آنها بفهمانید که شما اکنون مشغولید و وقت اضافه ندارید.

۵- زمانی برای کار نکردن.

وقفه در بین کار آزار دهنده است اما گاهی اوقات ضروری می‌نماید. شاید چیزی به توجه آنی شما نیاز داشته باشد ، یا ممکن است یک جلسه ناگهانی آغاز شود. لازم نیست با برنامه ریزی دقیقه به دقیقه روز خود را نابود کنید، به جای آن، انتظار انجام کار واقعی به مدت ۴ تا ۵ ساعت در روز را از خود داشته باشید و باقی وقت را به رفع پیش‌آمد‌ها مشغول شوید.

۶- دزدان وقت را شناسایی کنید.

دزدان وقت همان طور که از نام شان پیداست، وقت را از ما می دزدند و تا به خودمان می آییم می بینیم زمان تمام شده و این اصلا خوشایند نیست.صحبت های کم اهمیت، مهمانان ناخوانده، تلفن های مزاحم و بی اهمیت، کارهای تکراری، ناتوانی در نه گفتن به خواسته های بیجا و برای هر کاری امروز و فردا کردن، بعضی از دزدان وقت هستند که همه ما با آنها سر و کار داریم.

زنده کردن وقت های مرده ای مثل وقت هایی که در انتظار هستید، انجام همزمان بعضی کارها، نه گفتن به خواسته های بی اهمیت و عقب انداختن کارهای بی اهمیت به جای عقب انداختن کارهای ضروری، راه حل های ساده ای برای ایجاد وقت هستند.

۷- تشخیص کارهای غیر ضروری.

سعی کنید کارهایی را انجام دهید که به آنها احتیاج دارید. این نوع کارها را در فهرست کارهای‌تان یادداشت کرده و بعد کارهای فهرست را اولویت‌بندی کنید. با انجام این کار وقتتان را کنترل می کنید و در پایان روز احساس خوبی خواهید داشت. همچنین می دانید که چه فعالیت هایی را انجام نداده اید و روز بعد آنها را به اولویت‌های روزانه اضافه خواهید کرد.

۸- بر بهرهوری تاکید کنید نه وقت گذرانی.

برای اینکه از خودتان رضایت بهتری داشته باشید لازم است کارها را به طور مفید و موثری انجام دهید نه اینکه فقط خود را سرگرم و مشغول کنید. همین که کارها را با عملکرد بهتری و سروقت انجام دهید ، در افزایش خودباوری و اعتماد به نفس شما تاثیر بسیاری دارد.

۹- کارها را بشناسید.

از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم می شوند. یک دسته کارهای مهم و فوری هستند؛ این دسته کارها افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می کند و معمولا افراد ناموفق کسانی هستند که آنها را به تعویق می اندازند.

دسته دوم کارهای فوری و بی اهمیت هستند؛ این کارها با اهداف اصلی ما هم جهت نیستند اما انجام می شود.

یک دسته دیگر هم کارهای کم اهمیت و غیرضروری هستند. گاهی بعضی از ما به دلیل ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری یا از روی تفریح و تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس خود را به این کارها سرگرم می‌کنیم.

موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به تفکیک کارهای مهم و غیرمهم است. اگر می خواهید درست عمل کنید از کارهای غیرمهم فاکتور بگیرید و صرف نظر کنید.

4 minutes read