۱۰ فوت و فن برای بهبود کیفیت نتایج
بالا بردن کیفیت کار و نتیجه مطلوب گرفتن از تلاش‌ها، مشخصه‌ای است که فرد یاد می‌گیرد و شما هم می‌توانید آن را به کار ببرید و در درازمدت در این زمینه استاد شوید. تمامی چیزی که می‌طلبد، صبر و حوصله است و درک اصولی که به کار میبرد و تمرین کافی تا عادت‌های خوبتان را به جزئی طبیعی از کارهای روزانه‌تان تبدیل نمایید. عادت‌های خوب، عادت‌های بد را دفع می‌کنند، به خصوص در جاهایی که از سازمان یافتگی و کارآمدی صحبت به میان باشد. متأسفانه، عادت‌های خوب به طور طبیعی به سراغ آدم نمی‌آید. آن‌ها را باید تمرین کرد و یاد گرفت.
در این مقاله، فوت‌وفن‌هایی یادتان می‌دهم تا دراین زمینه راهتان بیندازد.
۱-فهرست خود را جلوی چشم مجسم کنید.
استفاده از تجسم خلاق و مجسم کردن فهرست، به مدیتیشن شباهت دارد، با این تفاوت که پربارتر و خلاقانه‌تر است. فهرست شما شاید خوش‌بینانه یا بدبینانه باشد؛ اما تنها روش واقعی برای اضافه کردن خود در داخل فهرست، این است که مشخص کنید هر کاری بر روی آن چقدر طول می‌کشد، میزان موفقیت را با در نظر داشتن موانع، مشخص نمایید. فقط در آن صورت است که می‌توان جدول زمان‌بندی‌تان را اصلاح و آن را واقع‌گرایانه‌تر گردانید.
مجسم کردن، تله پاتی یا مثل صعود آزاد چتربازها نیست. مجسم کردن فقط می‌طلبد چشم‌هایشتان را ببندید و خود را در حال انجام فعالیتی ببینید که در فهرست نوشته‌اید. اگر نخستین کار بر روی فهرست، رفتن به مجتمع تجاری و خرید چند قلم جنس است، نیاز دارید که خود را در اتومبیل تصور کنید و سفر رفت و برگشتتان را به آن مجتمع مجسم نمایید. با در نظر داشتن ترافیک صبحگاهی، رفت و برگشت از فروشگاه چقدر طول می‌کشد؟ بعد وقتی را که پارک کردن اتومبیل می‌گیرد، محاسبه نمایید. وقتی که در فروشگاه برای پیدا کردن و خرید می‌گذرانید چطور؟ چقدر در صف پرداخت پول اجناس وقت می‌گذرانید؟ ترافیک برگشت به خانه چقدر از وقتتان را خواهد گرفت؟
اگر پس از مجسم کردن این رفت و برگشت، لااقل ۳۰ دقیقه برایش وقت تعیین کردید، ولی بر روی فهرست، ۱۵ دقیقه وقت گذاشته بودید، باید آن را تغییر دهید و لااقل ۴۵ دقیقه برایش وقت در نظر بگیرید. این رویکرد اجازه می‌دهد با دوستی هم که در فروشگاه به او برخورده‌اید، گپی بزنید و یا اگر ازدحام جمعیت را دست کم گرفته بودید، بی‌دغدغه دنبال جای پارک بگردید.
تنها راه درست محاسبه کردن وقتی که نیاز دارید، مجسم کردن کاری است که خیال انجامش را دارید. من رفت و برگشت به یک فروشگاه را به عنوان مثال آوردم، ولی شما این کار را با تک تک کارهایی که در فهرست نوشته‌اید، باید انجام دهید. این راهبرد اجازه می‌دهد در چهارچوب زمان واقعی فکر کنید و وقتی سراغ انجام دادن آن‌ها رفتید، خواهید دید که معجزه می‌کند.
۲-حتی وقتی نیازی نیست در اتاقتان را ببندید.
اگر احتمال دارد که مدام کسانی مزاحم کارتان شوند، حتی اگر روی پروژه‌ای فوق سری هم کار نمی‌کنید، سعی کنید در اتاقتان را ببندید، بستن در اتاق، پیامی به اطرافیان می‌فرستد، به خصوص اگر این کاری است که به ندرت انجام می‌دهد.
ابتدا، اطرافیانتان با خود فکر می‌کنند که «قضیه چیست؟ حتماً مشکلی پیدا کرده که در را روی خودش بسته. این کار به او نمی‌آید»
ولی این شوک کوچک به تدریج مرتفع می‌شوند، بعد از آن وقتی نیاز دارید روی کاری تمرکز داشته باشید، کماکان در را ببندید و وقتی نیازی نیست، بازش بگذارید. ولی در بدو امر، بستن در صرفاً به خاطر بستنش، به دیگران یاد می‌دهد که وقت و فضای شما را محترم بشمارند، هیچ وقت مثل همین الآن نیست.
۳-هدف‌هایی روزانه برای خود تعیین کنید که فراتر از فهرست روزانه‌تان روند.
شاید هدفی یک، دو، سه، چهار، پنج یا ده ساله برای خود تعیین کرده باشید، اما تا وقتی موفق نشوید به تعدادی از هدف‌های اولیه دست‌یابید، هدف‌های دراز مدتتان، دست یافتنی باقی خواهند ماند. نه تنها باید به تعیین هدف‌ها عادت نمایید، باید ضمناً یاد بگیرید چطور به آن‌ها دست‌یابید. باید یاد بگیرید که دست یافتن به آن‌ها و خط زدنشان از روی فهرست چه احساسی دارد؛ و نیاز دارید رضایت خود دست یافتن به هدفی با ارزش را تجربه نمایید.
یکی از روش‌های خوب برای عادت دادن خود به تعیین هدف و تجربه‌ی هیجان دست یافتن به هدف این است که هر روز هدفی برای خود در نظر بگیرید که بر روی فهرست کارهای روزانه‌تان وجود ندارد. به عنوان مثال، فهرست کارهایتان ممکن است شامل یک ملاقات، یک فراخوانی جلسه، یک نهار، خواندن ۵۰ صفحه برای بازنگری و نقد و بازی بسکتبالی باشد که باید در آن حضور یابید. ولی هدف روزتان شاید در این جمله خلاصه شده باشد؛ از هر که امروز ملاقات کردی، یک پرسش اضافی بپرس.
این هدف، به خودی خود یک کار نیست، اگر چه طی روز از شما کار عملی می‌طلبد. این هدفی است که زندگی کوتاه‌مدتی دارد و می‌تواند به طور کامل ارزیابی شود. با مجبور کردن خویش به طرح یک پرسش اضافی از هر که ملاقات می‌کنید، حتی اگر فقط در مایه ی این باشد که «امروز حالت چطوره؟» و بعد «حال بچه‌هایت چطوره؟» ذهن خود را گسترش داده و رابطه‌ی خود را با اطرافیانتان تقویت کرده‌اید.
باگذشت زمان، هدف‌های خود را بزرگ‌تر کنید. مثلاً «امروز با دو تن از دوستان تماس بگیر» یا «امروز از قضاوت‌های منفی خودداری کن». هر یک از این هدف‌های روزانه، در خارج از فهرست کارهای روزانه‌تان قرار دارد، ولی انجام دادن آن‌ها شما را به پیاده کردنشان عادت می‌دهد. وقتی نوبت به هدف‌های یک، پنج، و ده ساله‌تان می‌رسد، دیگر به یک حرفه‌ای تمام عیار تبدیل شده‌اید.
۴-فهرست دیروزتان را با واقعیت‌های امروزتان بازبینی کنید.
تاریخ بی‌رحم‌ترین دارو است. مهم نیست چقدر وقت صرف مجسم کردن برنامه‌های کاری‌تان می‌کنید و اهمیت ندارد تا چه حد در کنترل اختلال‌ها در کارتان، استاد شده‌اید، به هر حال همیشه شرایطی به وجود می‌آید که قابل پیش‌بینی نبوده‌اند، موقعیت‌هایی که در کارتان اختلال به وجود می‌آورند. وقفه ایجاد می‌کنند و در یک کلام، جدول زمان‌بندی‌تان را به هم می‌ریزند. این که چطور خود را با این جور شرایط وفق می‌دهید، معیاری است که بر اساسش می‌توانید قابلیت خود را برای دست یافتن به هدف‌هایتان بسنجید.
فوت و فن خوبی که کمکتان می‌کند انعطاف‌پذیری خود را در برابر دنیای واقعی بسنجید و درجه‌بندی کنید، این است که فهرست کارهایی را که دیروز باید انجام می‌دادید، بررسی کنید و ببینید که تا چه حد واقع‌بینانه بوده است. آیا همه‌ی کارهای روی فهرست را انجام داده‌اید؟ اگر نه چرا موفق به انجامشان نشده‌اید؟ کدام کار بیش از آن چه انتظار داشته‌اید طول کشیده؟ و کدام یک را زودتر از آن چه فکر می‌کرده‌اید، به پایان رسانده‌اید؟ آیا کسی شما را به خاطر جلسه یا تماسی تلفنی معطل کرده؟ اگر این طور است، واکنش شما چه بوده؟
نگاهی به همه‌ی این پرسش‌ها در صبح روز بعد، دیدگاه تازه‌ای درباره‌ی اتفاقات روز قبل در اختیارتان می‌گذارد و به شما اجازه می‌دهد هر خطایی را که ناآگاهانه و پیوسته، در برنامه‌ریزی داشته‌اید، تصحیح کنید. چک کردن فهرست دیروز، ضمناً ابزار خوبی است برای قضاوت در مورد مهارت‌های انعطاف‌پذیری‌تان. اگر روزتان شلوغ بوده و مدام در کارتان اختلال به وجود آمده و با این وجود توانسته‌اید سر وقت کارهایتان را به پایان ببرید، شاید برای هدف بزرگتان سازمان یافتگی کامل پیدا کرده باشد.
۵-هزینه و بازده وقتتان را محاسبه نمایید.
می‌دانید که وقت، طلاست؛ و می‌دانید که وقت شما، هم ازنظر مالی و هم از نظر «فرصت کاری» (کارهایی که می‌توانستید انجام دهید اگر کار نمی‌کردید و یا یک ساعت مرخصی داشتید) چه ارزشی دارد؛ اما آیا تا به حال وقت گذاشته و هزینه و بازده وقتتان را حساب کرده‌اید؟ اگر نه حالا وقتش رسیده که این کار را انجام دهید.
نمی‌توانید همه‌ی لحظات زندگی روزانه‌تان را کنترل کنید، ولی تمرین خوبی است که تلاش‌هایتان را در رابطه با مقدار وقتی که روی پروژه یا کاری به خصوص می‌گذارید، محاسبه کنید و ببینید که چقدر بازدهی دارند. گاهی این حساب و کتاب می‌تواند بس دشوار باشد. اگر روی پروژه‌ای کار می‌کنید که قرار است یک میلیون دلار برای کمپانی‌تان بازده داشته باشد، ولی شما یکی از ۲۰ نفری هستید که به درجات مختلف در این پروژه سهم دارند، سهمتان در آن به سختی قابل محاسبه است؛ ولی به هر حال این کار ارزش امتحان کردن را دارد. از آن جا که بعید است دیگران این تحلیل را ببیند، برآوردهایتان به همان درستی و خوبی هر کسی دیگری است. همین‌طور برآوردتان از این که ارزش دلاری و «هزینه‌ی فرصتی» وقتتان چقدر است؟
حساب ارزش وقت خود را نگه‌دارید و آن را مقایسه کنید با بازدهی‌ای که دارد. از آن چه دستگیرتان می‌شود، تعجب خواهید کرد.
نتایجی که به دست می آورید نسبت مستقیمی با تلاش های شما دارد. «دنیس وایتلی»
۶-برای کارهایتان در طی روز، از زمان‌سنج استفاده کنید.
اگر دقیقاً نمی‌دانید گلچین نامه‌های دریافتی و خواندنشان، تماس با یک مشتری، قهوه خوردن، نوشتن یک یادداشت و راندن تا برگر کینگ و برگشتن، چقدر وقت می‌گیرد، بهتر است از زمان‌سنج استفاده کنید و وقتی را که می‌برند، مشخص نمایید. به علاوه، برای آن که حساب مدت این کارها را برای آینده داشته باشید، همین استفاده از زمان‌سنج و تعیین مدت کارها باعث می‌شود روی کارها تمرکز بیشتری داشته باشید. هیچ چیز به اندازه‌ی داشتن حساب و کتاب زمانی کارها، به تمرکز سریع‌تر شما کمک نمی‌کند. وظایف مشخص‌تر می‌شوند، شور و انرژی‌تان افزایش می‌یابد و در چشم به هم زدنی کاری را انجام می‌دهید که معمولاً نصف روز از شما وقت می‌گرفته است. زمان‌هایی را که محاسبه کرده‌اید برای ارجاعات بعدی نگه‌دارید. پس از چند هفته، قادر خواهید بود بر اساس حساب و کتاب‌های قبلی، همه‌ی فعالیت‌های روزانه خود را در ظرف چند دقیقه برنامه‌ریزی کنید. وقتی زمان‌سنج خود را بیرون می‌کشید، شاید نگاه‌های عجیب و غریبی تحویل بگیرید. ولی وقتی به تدریج، نتایج بهتری نصیبتان شد، همه رمز و راز موفقیت تان را از شما خواهند پرسید.
۷-کار روی «اما» هایتان
همه‌ی ما همین کار را می‌کنیم. همه، از وابسته‌های توصیفی استفاده می‌کنیم: چیزهایی که وقتی طرف صحبت، خودمان هستیم، دلمان نمی‌خواهد بشنویم. به عنوان نمونه، همه‌ی ما چیزهایی در این مایه گفته‌ایم: «جان فروشنده‌ی فوق‌العاده‌ای است؛ اما همیشه آن طوری که باید پی گیر نیست و فروش خوبی ندارد.» یا «جین قابلیت‌های زیادی دارد… ولی نمی‌دانم اهل کار گروهی هم هست یا نه.» حتی اگر هم این خطا را مرتکب شده و این وابسته‌های توصیفی را درباره‌ی همکاران، دوستان یا حتی اعضای خانواده به کار برده باشید، شاید وقتش را پیدا نکرده‌اید تا این «اما» ها را در مورد خودتان به کار ببرید.
وابسته‌های توصیفی شما چیست؟ اگر قرار می‌شد همکارانتان شما را توصیف کنند. چه «اما» هایی دنبال توصیفشان می‌آورند؟ اگر می‌خواهید نتایج خود را بهبود بخشید، نیاز دارید «اما» های خودتان را هم شناسایی و مورد بررسی قرار دهید. هر چه بیشتر این وابسته‌های توصیفی را حذف کنید، زندگی‌تان روال بهتری پیدا خواهد کرد.
۸-بپرسید که چه خدمتی می‌توانید انجام دهید.
دو کله، شاید بهتر از یک کله باشد، ولی سه، چهار، پنج و گاه، یک دو جین فکر، خیلی بدتر است. هر چه تعداد آدم‌های دخیل در پروژه‌ای را زیادتر کنید، فرآیندش را کندتر خواهید کرد (کافیست به کنگره ی آمریکا نگاه کنید). واقعیت امر این است که اگر برای جلسه‌ای، گفت‌وگویی یا پروژه‌ای، دستاوردی به ارمغان نمی‌آورید، بهتری است وقت خود را صرف کارهای دیگر کنید.
این راهبرد، از سوی شما مقداری شجاعت و جسارت می‌طلبد. همه دلشان می‌خواهد در کارها دخیل باشند، در جریان باشند، ولی این موضوع همیشه ضروری نیست. در واقع، دل به دریا می‌زنم و می‌گویم که ۲۰ تا ۲۵ درصد جلساتی که در حال حاضر در آن‌ها شرکت می‌کنید، اتلاف وقت کامل‌اند. به جلسه می‌روید، می‌نشینید، شاید یکی دو بار نظرتان را جویا می‌شوند، اما از نظر استفاده‌ی بهینه از وقت، یک چهارم جلساتی که فعلاً در آن‌ها شرکت دارید، احتمالاً چیزی برایتان به ارمغان نمی‌آورد.
با مطرح کردن پرسشی ساده باید جلساتی را که در آن‌ها شرکت می‌کنید. سبک / سنگین نمایید: چه خدمتی می‌توانم بکنم؟ اگر می‌توانید چیزهایی مشروع و واقعی ارائه دهید، حتماً باید شرکت کنید. ولی اگر قرار باشد که فقط فضا را اشغال کنید، بهتر است وقت خود را صرف کارهای مفیدتر دیگری بنماید.
۹-موضوعات پیشگیرانه را با جوهر قرمز بنویسید.
بسیاری اوقات فهرستمان را بر اساس وظایف و مسئولیت‌هایی که دیگران به ما سپرده‌اند و یا پیگیری‌ها، تهیه می‌کنیم؛ اما اگر حواستان نباشد، کارتان می‌شود مدام واکنش نشان دادن به موقعیت‌هایی که پیش می‌آید و از کارهایی که باید انجام دهید عقب می‌افتید و تمامی آن کارهای پیشگیرانه و زمان‌بندی شده به پایین فهرست منتقل می‌شوند. به هر حال باید به کارهای پیش‌بینی نشده هم رسید (همه این کار را می‌کنند) ولی این نباید به قیمت کارهایی تمام شود که قرار بوده انجام دهید.
یکی از روش‌هایی که به کمکش می‌توانید کارهای پیشگیرانه و واکنشی خود را هم زمان انجام دهید، استفاده از دو قلم است به دو رنگ مختلف، در موقع نوشتن فهرست، هر کاری که در رده‌ی پیشگیرانه می‌گنجد را با رنگ قرمز نوشته و هر کاری که در رده‌بندی واکنشی و پی گیری قرار می‌گیرد، با جوهر سیاه، این تلاش بلافاصله بازخوردی تصویری در شما ایجاد می‌کند و نشان می‌دهد که بیشتر وقتتان را چطور می‌گذرانید. این رویه، ضمناً شما را وا می‌دارد که رویکردتان را نسبت به روزهایتان تغییر دهید. هیچ کس دنبال یک فهرست صرفاً واکنشی نیست، بنابراین کمی جوهر قرمز خیلی کارها می‌تواند انجام دهد.
۱۰-هدف‌های شخصی خود را با صدای بلند بخوانید.
اگر فکر می‌کنید که نوشتنشان دشوار بوده، سعی کنید هر روز آن‌ها را با صدای بلند بخوانید. این یک سرود یا دعا نیست و درواقع روشی است که به کمک آن هدف‌هایتان را ملموس و شخصی می‌سازید. شما دنبال هدف‌هایی هستید که درکشان نمایید و بعد در موردشان به هیجان بیایید. برای انگیزه پیدا کردن، هیچ راه بهتری جز با صدای بلند خواندن هدف‌ها، وجود ندارد. حتی اگر آن‌ها را جلوی آینه‌ی حمام بخوانید، همین عمل، آن‌ها را واقعی می‌گرداند.
این مقاله برگرفته از کتاب « راه و چاه موفقیت » نوشته ی مارک مک کورمک است.
