هیچ کس خودآگاهانه، خرت و پرت جمع نمی‌کند. این موضوع، فرآیند تصادفی و فزاینده دارد- تدریجی و تکه تکه است و در نهایت، زیاد می‌شود؛ مثل ویروسی که هیچ وقت خوب نمی‌شود. لحظه‌ای پشت میز تر و تمیزتان نشسته و به نامه‌های دریافتی نگاهی می‌اندازید و لحظه‌ای بعد می‌بینید اطرافتان را توده‌های کاغذ، کتاب‌های نیمه خوانده بر روی زمین، پرونده‌هایی که درجایشان نیستند و یادداشت‌های پراکنده گرفته و میزتان حالت یک آشغال دانی را پیدا کرده است. بی شک دنبال این نبوده‌اید که پیرامونتان تا بدین حد نامنظم شود ولی کنترل چیزها از دستتان خارج شده است. قبل از آن که خودتان هم متوجه شوید که چه اتفاقی افتاده، هیولای خرت و پرت، محل کار وزندگی‌تان را به اشغال خود در می‌آورد و همه‌چیز به هم می‌ریزد.
مبارزه علیه خرت و پرت، مبارزه‌ای است مستمر؛ ولی مبارزه‌ای است که می‌توان با صبر و حوصله و تمرین بر آن فائق آمد.
این بخش‌ها، راهنمایی‌تان می‌کنند تا راه خود را از لابه‌لای خرت و پرت‌هایی که اجازه داده‌اید به تدریج روی هم جمع شوند، باز کنید و پیش بروید.
۱-همان صبح ترتیب خرت و پرت ها را بدهید
پایان روزی پرمشغله و دراز، شاید زمان خوبی برای تر و تمیز کردن پیرامونتان نباشد؛ به خصوص اگر دیر از اداره به خانه برگردید، یا قرار باشد تا ساعتی دیگر در رستورانی در آن طرف شهر باشید و در این فاصله لباس عوض کنید و یک تلفن دیگر بزنید. در چنین شرایطی، به آت و آشغال‌ها دست نمی‌زنید و فردا صبح زود برمی‌گردید و اولین کاری که می‌کنید، تصفیه کردن و دور ریختن آت و آشغال‌ها است.
این رویکرد کمی با آن چه بسیاری از مدیران سازمان‌دهی می‌گویند، تفاوت دارد. توصیه‌های آن‌ها این است که «شب میز خود را تمیز کنید تا هر روزتان را تر و تازه آغاز نمایید» توصیه‌ی فوق‌العاده‌ای است، به شرط آن که امکان‌پذیر باشد. ولی واقعیت زندگی با آن چه ما می‌خواهیم، تفاوت دارد. گاهی، خیلی ساده، فرصت مرتب کردن کازیه، پرونده‌ها و گذاشتن کتاب‌ها سر جایشان در قفسه، وجود ندارد.
اگر رئیسی نداشته باشید که نصفه شب به دفترتان بیاید و همه‌ی خرت و پرت‌هایتان را در آشغال دانی بیندازد، مهم نیست که کار تمیز کردن میزتان را به فردا صبح محول نمایید.
ولی به تعویق انداختن بیشترش درست نیست. اگر کاری را نیمه رها کرده‌اید، ابتدا آن را تکمیل کنید و بعد به نخستین تلفن پاسخ دهید، با همکارتان گپ بزنید، در اولین جلسه‌تان شرکت کنید یا به هر کار دیگری بر روی فهرست کارهای روزانه‌تان بپردازید.
وقتی شبی را تا صبح خوب استراحت کردید، با نگاه تازه‌ای هم به خرت و پرت‌هایی نگاه می‌کنید که روی هم جمع شده‌اند. آن مقاله‌ی مجله‌ای که دیروز دلتان نیامد دورش بیندازید، شاید فردا صبحش، اهمیت دیروز را نداشته باشد. یادداشت‌هایی که نوشته‌اید، واضح‌تر به نظرتان می‌رسند و شاید واقعاً به این نتیجه برسید که بعضی از مطالبی که روی میز جمع شده‌اند، چقدر بی‌ارزش‌اند. حالا مهم نیست که سرنوشت خرت و پرت‌ها به کجا می‌کشد، مهم این است که صبح آن‌ها را از سر راه بردارید تا در روز کاری جدید راحت‌تر به کارهایتان بپردازید.
۲-با هر تکه کاغذ فقط یک بار سروکار داشته باشید
صحبت کاغذ که به میان آید، هرگز به کارآمدی صد درصد نمی‌رسید؛ اما اگر آن تکه کاغذ را به عنوان مقوله‌ای «یک بار مصرف» در نظر بگیرید، کارآمدی‌تان را افزایش داده و مقدار زیادی خرت و پرت را از راه برداشته و در وقت صرفه‌جویی خواهید کرد. مسئله این است که با کاغذ خیلی کارها می‌شود انجام داد. هرچه زودتر در این باره تصمیم بگیرید (کار را به کسی دیگر بسپارید، بایگانی‌اش کنید، یا دورش بریزید) زودتر می‌توانید آن را از جلوی چشمتان دور کنید و به سایر چیزها بپردازید.
گاهی تماس دوباره با یک کاغذ اجتناب‌ناپذیر می‌شود. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید به نامه‌ای پاسخ دهید، ولی قصد دارید پاسخش را مدتی عقب بیندازید، مجبورید یک بار دیگر به آن نگاهی بیندازید، بیش از این، وقتتان را تلف کرده‌اید. سومین بار که دست به کاغذی می‌زنید باید برای دور ریختنش باشد.
۳-اگر یک سال به آن دست نزده‌اید، دورش بیندازید
مهم نیست چیست، هر چه هست، اگر یک سال دست نخورد، بهتر است دور انداخته شود. این موضوعی است که تقریباً همه قبول دارند. انجام این کار، گاه مشکل است. موقع تمیز کردن، ممکن است چشمتان به چیزی بخورد و خاطراتی خوش یا رابطه‌ای دلچسب را در شما زنده نماید. آیا باید چنین چیزی را نگه داشت؟ به هیچ وجه! به همان اندازه که احساسات شما را برمی‌انگیزد، قبول کنید که این چیز در عینی که مصرفی ندارد، فضای با ارزشی را هم اشغال کرده است.
ولی بعضی چیزها مورد مصرف مفیدی دارند. رسیدهای مالیاتی را لااقل تا پنج سال باید نگه داشت و من به شما توصیه می‌کنم که آن‌ها را تا ده سال یا بیشتر نگه‌دارید. سایر پرونده‌ها نیز شاید اطلاعات تاریخی مهمی داشته باشند که شاید بلافاصله به آن‌ها نیاز نداشته باشید ولی در آینده کاربرد مفید و معینی پیدا کنند.
اگر تنها با این نیت با چیزی طرف شوید که «شاید یک روز به کار آید». دلتان نخواهد آمد دورش بریزید، حواستان باشد اسیر این وسوسه نشوید. بلافاصله دورش بیندازید.
۴-بنیاد خیریه‌ای را انتخاب و پیوسته کمکش کنید
بارها و بارها از دهان مردم شنیده‌ام که گفته‌اند: «می‌دانم باید آن چیز قدیمی را دور بیندازم، ولی احساس گناه می‌کنم. وقتی خریدمش گران بود و حالا اگر چه استفاده ای برایش ندارم، به نظرم حیف است دورش بیندازم» چنین واکنش‌های ساده‌دلانه‌ای قابل ستایش است ولی ضمناً باعث جمع شدن مقدار زیادی خرت و پرت می‌شود. چیزهایی که استفاده‌ای برایشان ندارید، دور و برتان می‌مانند چون دور ریختنشان به نظرتان اسراف می‌آید اما گزینه‌ای وجود دارد.
چیزهایی را که نیاز ندارید به خیریه بدهید. خیریه‌ای محلی را انتخاب کنید که چیزهای مستعمل مثل لباس، مبل و صندلی، اتومبیل، کتاب، رادیو و تلویزیون و خرده ریز قبول می‌کند و چیزهایتان را به آن‌ها بدهید. نه تنها خود را از شر چیزهایی که استفاده‌ای برایشان ندارید خلاص می‌کنید، با این کار به آن‌هایی هم که به آن چیزها نیاز دارند، کمک کرده‌اید. همان چیزهایی که به دردتان نمی‌خورد، شاید زندگی یک نفر دیگر را راه بیندازد و بدین ترتیب، جای احساس گناهتان را احساس خوب عمل خیر می‌گیرد. شما با خانه تکانی چیزهایی که نیاز نداشته‌اید، به کسانی دیگر کمک کرده‌اید.همان طور که می دانید یکی از اصول موفقیت کمک کردن به دیگران است.
کمک کردن به خیریه‌های امتیازی دیگر هم دارد: باعث می‌شود خیلی چیزها را که دلتان نمی‌آمده دور بریزید، به آن‌ها بدهید، بخشیدن، ساده‌تر از دور ریختن است. چیزی که دلتان نمی‌آمده دور بریزید و انبار می‌کرده‌اید، به خیریه داده می‌شود؛ و به این ترتیب، هم شما از شر خیلی چیزهای یکدیگر راحت می‌شوید و هم بیشتر به خیریه‌ها کمک شده و خلاصه همه‌چیزی گیرشان آمده است.
۵-همه قسمت‌های مربوط به ذخیره و انبار را هر شش ماه تصفیه کنید
هر چه قدر هم سازمان‌یافته و هدفمند باشید، باز تصفیه و تمیز کردن انبار، برایتان حکم کار گل را خواهد داشت. کار کسالت‌بار، کرخ کننده و گاه کمرشکن که هیچ سودی ندارد مگر اینکه که به شما بگوید چیزهایتان منظم، سرجایشان است و خرت و پرتی ندارید، با این وجود هر شش ماه خود را مجبور کنید به خاطر دور ریختن و تصفیه کردن بیشتر هم که شده، این تمیز کاری را انجام دهید.
از آنجا که کار مرتب کردن کمد، گاراژ، قفسه یا انبار شرکتتان خیلی وقت می‌گیرد، هر وقت جایی را تمیز می‌کنید این احتمال وجود دارد که اقلام جدیدی را هم به دور اندازید. آن پلیوری که دفعه‌ی آخر موقع تمیز کردن کمد، نتوانستید از آن دل بکنید، پس از دو سه بار تمیز کاری و مرتب کردن اتاق و زندگی‌تان، جذابیت اولیه‌اش را از دست می‌دهد. همین موضوع در مورد آن بسته‌ی بزرگ مجله هم که برای روز مبادا نگه داشته‌اید، و یا آن قوطی نفتالین در انبار، صادق است. پس از دو سه بار جا به جایی، اقلامی که نخستین بار موقع انبار کردن برایتان عزیز بوده‌اند، ناگهان به آشغالی مبدل می‌شوند که هر چه زودتر می‌خواهید از شرشان خلاص شوید.
تمیز کردن اقلام انبار شده، چندان کار لذت بخشی نیست. ولی حالت رفتن به دندان‌پزشک را دارد. نیاز دارید هر شش ماه انجامش دهید تا از جمع شدن خرت و پرت در زندگی‌تان جلوگیری کرده باشید.
۶-ادغام کنید
اگر به سوپر مارکتی می‌روید تا شیر، قهوه، شیرینی، انجیر بگیرید و پسرتان هم به نسخه‌ای جیبی از پیرمرد و دریای همینگوی نیاز دارد، احتمال دارد حالا که بیرون هستید سری هم به کتاب فروشی بزنید و به این ترتیب، دو کار را در یک رفت و آمد انجام دهید. این یک نمونه‌ی ساده‌ی ادغام کردن است؛ و زیاد هم به حساب و کتاب نیاز ندارد. کارهای دیگر، اما به این سادگی نیستند.
به خاطر ویژگی تجارتی که انجام می‌دهیم، مقدار زیادی گزارش و خبر درباره‌ی پروژه‌هایی که به روز شده‌اند و رویدادهای و روابط مشتری‌هایمان دریافت می‌کنم. وقتی میز تحریر پر می‌شود از این چیزها، این جور دوباره کاری‌ها نیز، کسالت‌بار می‌شود، به خصوص که فرصت اندکی برای خواندنشان در اختیار دارید.
راه حل من برای رویارویی با این‌گونه موقعیت‌ها این است که اصرار دارم مطالب، با خلاصه ای در پیشانی‌شان آغاز شوند. اگر همان اطلاعات را در گزارشی قبلا خوانده باشم، امکان دارد خلاصه را جا بیندازیم و به خود مطلب بپردازیم. اگر مدیری، کاری را در موقعیتی دیگر دنبال می‌کند، بلافاصله می‌توانم تفاوت دیدگاه‌ها را با خواندن فشرده‌ی مطلب تشخیص دهم و نکات مهم و قابل توجهش را در موقع مرور مطلب، به خاطر بسپارم؛ اما بدون توجه به نتیجه‌ی کار، می‌توانم بلافاصله، اطلاعات مورد نیاز را بررسی نمایم چون از دیگران خواسته‌ام که داده‌ها را در هم ادغام کرده و تحلیل‌هایشان را به صورت فشرده در اختیارم بگذارند.
بی شک، چیزهایی هست که طی روز می‌توان به صورت ادغام شده انجام داد. اگر شما و یکی از همکارانتان روی قسمت‌های متفاوتی از یک پروژه کار می‌کنید، اوقاتی را با هم بگذرانید تا اطمینان حاصل نمایید که دوباره کاری نمی‌کنید تا به این ترتیب، تلاش‌های هماهنگ و ادغام شده‌تان، به نتیجه‌ای منجر گردد که هر دو به آن ببالید.
۷-جعبه‌ها را به دور بیندازید
یکی از تصورات غلط این است که چون امکان دارد به فضای انبار بیشتری نیاز داشته باشیم و یا به خاطر آن که احتمال دارد زمانی اسباب‌کشی کنیم، همه‌ی جعبه‌هایمان را نگه‌داریم. این منطق بیش از هر عامل دیگری، باعث شلوغی و آشفتگی اداره یا خانه می‌شود.
به کمد خود نگاهی بیندازید. هنوز جعبه کفش‌هایی را که ماه‌هاست به پا می‌کنید، نگه داشته‌اید؟ کارتون کاغذ توالت، با وجود آن که فقط دو بسته از آن باقی مانده، هنوز در گوشه دستشویی خاک می‌خورد؟ جعبه‌های کاغذ و پاکت‌های اداری‌تان چه؟ آیا هنوز نیمه خالی در قفسه‌تان جا خوش کرده‌اند؟
این جعبه‌ها را به دور بیندازید. از فضای بازی که در اختیارتان قرار می‌گیرد و خرت و پرت‌هایی که حذف می‌شوند، تعجب خواهید کرد. باور کنید یا نه اصلاً هم جای خالی آن جعبه‌ها را حس نخواهید کرد، همیشه این فرصت هست که چند تا جدیدشان گیرتان بیاید.
۸-سطل های آشغال خود را دم دست قرار دهید
غالباً خرت و پرت به این خاطر جمع می‌شوند که گذاشتن چیزی در گوشه‌ی میز، یا انداختنش روی تخت، یا باقی گذاشتنش روی کف اتاق، راحت‌تر از لای پوشه‌ای گذاشتن یا دور ریختنش است. از آن جا که قرار دادن یک قفسه در تک تک اتاق‌های خانه، عملی نیست، می‌توانید لااقل عمل دور ریختنشان را ساده‌تر کنید؛ خیلی راحت، سطل های آشغال را درجاهای مناسبی از خانه و دفترتان قرار دهید.
وقتی به تکه‌ای یادداشت یا تبلیغی بر می‌خورید که به کارتان نمی‌آید، به جای آن که آن را کناری بگذارید تا بعد دوباره سر و کارتان به آن بیفتد، آن را در یکی از سطل های آشغالی بیندازید که به طرز مناسبی در جاهای مختلف اداره یا خانه‌تان قرار داده‌اید. با دو برابر کردن سطل های آشغال در نزدیک خود، خودتان هم از حذف مقدار زیادتر خرت و پرت‌ها تعجب خواهید کرد.
۹-در برابر هر خریدی که می‌کنید، چیزی را دور بیندازید
خرت و پرت، یعنی روی هم جمع شدن چیزها به مرور زمان، یکی از دلایلی که مردم اجازه می‌دهند خرت و پرت‌ها زندگی‌شان را مختل کند، این است که مدام چیزهای جدید می‌خرند ولی چیزهای قدیمی را نمی‌بخشند یا دور نمی‌ریزند. نگاهی به کمد کفش‌های ایملدا مارکوس بیندازید. هر یک از هزاران جفت کفشی که او در کمدهایش نگه داشته، در زمان خرید، برایش مهم به نظر می‌رسیده‌اند؛ اما پس از مدتی، تأثیر کلی این عشق و علاقه مفرط به کفش، حالتی کمیک به خودش گرفته. هیچ کس در خانه‌اش، قسمتی از یک فضای بزرگ و کامل را به کفش اختصاص نمی‌دهد؛ اما این کاری است که خانم مارکوس پس از ترک اجباری مانیل (فیلیپین) به اتفاق همسر فقیدش مجبور شد انجام دهد
شما تعداد زیادی کفش دارید که با فضا و سبک زندگی‌تان مناسبت دارند، همان‌طور که مقدار زیادی پیراهن، پولیور، کت، کراوات، کتاب، پرونده، برنامه‌ی کامپیوتری و سی دی دارید. معقولانه هم هست که بخواهید کمد لباس و مجموعه‌ی سی‌دی‌هایتان را هرازگاهی به روز کنید، حالا چه می‌کنید تا در گرداب خرت و پرت گیر نکنید؟
ساده‌تر از این نمی‌شود، وقتی چیز جدیدی می‌خرید، چیزی قدیمی را ببخشید یا دور بریزید. آن را به سازمان‌های خیریه، همسایه، یا آشغال جمع کن‌ها بدهید. تنها راه استفاده‌ی بهینه از دارایی‌هایتان این است که همیشه احساس کنید، چیزی اضافی ندارید. هر گاه چیزی اضافه می‌کنید، باید چیزی را به دور بریزید، با این عمل، نه تنها آن چه خریده‌اید، جنبه‌ی عملی‌تر و کارآمدتری پیدا می‌کند، از شر چیزهایی هم راحت می‌شوید که ماه‌ها پیش باید از زندگی‌تان حذفشان می‌کرده‌اید.
۱۰-از خریدهای هوا و هوسی خودداری کنید
می‌دانم که وقتی که ساعت کوکو را در ویترین مغازه دیدید، دلتان برایش رفته، ولی آیا واقعاً چیزی بوده که بدون آن نمی‌توانسته‌اید زندگی کنید؟ درواقع، بیش از یک چهارم چیزهایی که می‌خریم، از روی هوا و هوس خریداری می‌شوند. چشممان به چیزی در ویترین مغازه‌ای می‌افتد و بی آن که به بعدش فکر کنیم، تصمیم می‌گیریم و فقط تصور می‌کنیم که داشتنش خوب است.
این خریدهای هوا و هوسی، نه تنها از نظر مالی شما را در تنگنا خواهند گذاشت، به جمع شدن آت و آشغال هم در دفتر و خانه‌تان دامن خواهند زد. بهترین راه برای جلوگیری از این مشکل این است که این‌گونه امیال را سرکوب نمایید. بگذارید آن جنس هوا و هوسی بر روی قفسه‌ی فروشگاه بیارامد! اگر واقعاً به آن نیاز دارید، پس از در نظر گرفتن سایر گزینه‌ها، می‌توانید دوباره به سروقتش بروید.
این مقاله برگرفته از کتاب « راه و چاه موفقیت » نوشته ی مارک مک کورمک است.
