اگر پیشنهاد فروشی را برای یک مشتری مهم بالقوه نوشته‌اید، باید آن قدر آن را بخوانید که کاملاً بی‌عیب و نقص از کار درآید. وقتی فکر کردید که دقیقاً همانی است که می‌خواهید، آن را به دست دو نفر دیگر بدهید تا آن‌ها نیز نظری به آن بیندازند و اگر اشکالاتی در آن دیدند، برطرفش سازند. در مورد چنین کارهایی هر چه قدر دقت کنید و وسواس نشان دهید، بهتر است؛ اما اوقاتی هست که نیازی نیست کاری ۱۰۰ درصد کامل باشد. گاهی ۹۰ درصد هم کار را جلو میبرد، به خصوص اگر می‌خواهید در وقتتان صرفه‌جویی کنید.
تعدادی از مقولاتی که نیازی ندارند صد در صد بی‌عیب و نقص باشند:
۱-فهرست‌ها
هر کس نگاهی به دفتر یادداشت من بیندازد، فکر می‌کند که به صورت کد می‌نویسیم. واقعیت این است که وقتی در دفترم می‌نویسم، سریع و شلخته می‌نویسم؛ و علتش هم این است که برای خودم می‌نویسیم. وقت گذاشتن روی تمیز و از لحاظ املایی درست نوشتن با هدفم مغایرت دارد. یادداشت بر می‌دارم تا در وقتم صرفه‌جویی کرده باشم. هر چه کمتر در مورد تهیه‌ی فهرست وسواس نشان دهم، وقت بیشتری هم در اختیار خواهم داشت تا صرف کارهای روزانه‌ام نمایم.
نوشتن و کار کردن با دفتر یادداشت باید تند و سریع انجام پذیرد. و اگر این باعث شود که بدخط بنویسید چه اهمیتی دارد؟ در مسابقه‌ی خطاطی که شرکت نکرده‌اید. جدول زمانی‌تان را بنویسید و به کارهایتان ادامه دهید.
۲-یادداشت‌ها
همین قضیه در مورد یادداشت‌هایی هم که برمی‌دارید صادق است؛ چه سر جلسات، چه در جریان گفت‌وگوهای تلفنی و چه موقعی که درباره‌ی موضوعی فکر می‌کنید. یادداشت‌های من پر است از فلش، خلاصه‌نویسی‌هایی بد خط، پرسش‌هایی که خرچنگ قورباغه در حاشیه نوشته‌ام و سایر اشارات و نوشته‌هایی که به صورت ناخوانا روی کاغذ آورده‌ام. ولی چه اهمیتی دارد؟ این‌ها یادداشت‌های کاری‌اند و فقط خودم آن‌ها را می‌خوانم. اگر می‌خواستم برای انتشار در جایی بنویسم، ساعت‌ها روی نحو و زبان و نقطه‌گذاری وقت می‌گذاشتم. با این یادداشت‌ها فقط می‌خواهم چیزهایی را بخوانم که به خاطر سبک کردن ذهن، آن‌ها را روی کاغذ آورده‌ام.
با یادداشت‌هایتان مثل فهرستتان رفتار کنید. مسئله این است که کارتان را راه بیندازید، کسی به خوش خطی و بدخطی‌شان کاری ندارد.
۳-سیستم فایل کردن
سیستم فایل کردن پرونده‌ها، از تهیه‌ی فهرست و یادداشت‌برداری، بیشتر وقت می‌گیرد، زیرا سایر آدم‌ها نیز باید، چه در کامپیوتر و چه در قفسه‌ی پرونده‌ها، به آن‌ها دسترسی داشته باشند؛ بنابراین، نمی‌توان سیستم بی حساب و کتابی که فقط برای خودتان کارایی داشته باشد، به راه بی اندازید، باید بر اساس حروف الفبا طبقه‌بندی و درست محافظت شوند، ولی نیازی نیست آن‌ها را کامل و تمیز و بی‌عیب نگه‌دارید. اگر شما و سایر افراد دفترتان، از سیستم کردن سررشته داشته باشید و فایلتان به اندازه‌ی کافی تمیز و منظم باشد که اطلاعاتی را که آن‌ها می‌خواهند، پیدا کنند، همین قدر کافی است. بی‌عیب و نقص بودن نباید هدفتان باشد و نیازی هم به آن نیست.
۴-ملاقات های غیر رسمی
غالباً صبح‌ها قبل از دوش گرفتن و لباس پوشیدن و آماده شدن، جلسه‌ای در خانه‌ام برگزار می‌کنم. این‌ها جلساتی داخلی‌اند با کارمندهای خودم. از بحث و معرفی رسمی خبری نیست، بنابراین همین که لباس گرم‌کن تن دارم و ریشم را هم نتراشیده‌ام، به کسی برنمی‌خورد. با پرهیز از تشریفات در این جلسات سریع‌تر می‌توانم به کارهایم برسم تا اگر که قرار بود کت و شلوار بپوشم و کراوات بزنم و همه را هم با عجله، به تالار کنفرانس هتلی فرا خوانم.
مهم‌ترین چیزها در جلسات داخلی، تمرکز داشتن و دستاورد است. این که چطور لباس پوشیده‌اند یا اتاق چه شکلی دارد، در مرحله‌ی بعد می‌آید.
۵-ایمیل داخلی
ایمیل، رسمیت نامه یا یادداشت را ندارد، و نوعی گفت‌وگوی نوشته شده به حساب می‌آید. از این رو، به خاطر مصلحت‌اندیشی، می‌توان از خیر بسیاری از قید و بندهای تشریفاتی گذشت. در یک پیشنهاد فروش یا حتی نامه‌ای که به خارج از کمپانی فرستاده می‌شود، یک جمله‌ی ناتمام این جا و رعایت نکردن نقطه‌گذاری در آن جا، بی شک قابل قبول نیست؛ ولی موقع استفاده از ایمیل برای گفت و گو یا همکاری با همکاران، صد درصد بی‌عیب و نقص بودن هم لازم نیست.
۶-توصیه‌های سریع
چند بار پیش آمده که موقع رفتن به جلسه یا مأموریتی کاری، یکی از همکارانتان به طرفتان آمده و گفته «هی! می‌خواستم در چند مورد باهات مشورت کنم و ازت توصیه‌هایی می‌خواستم» بی شک می‌توان چنین فردی را با گفتن این که «دیرم شده و وقتش را ندارم الآن کمکی بهت بکنم» دنبال نخود سیاه فرستاد؛ ولی در ضمن، می‌توانید مثل خیلی‌ها، در حالی که راه می‌روید به حرف‌های همکارتان نیز گوش کنید.
معمولاً چیزی را ارائه می‌دهد که خواسته شده؛ یک توصیه‌ی سریع، نگران نباشید اگر توصیه‌هایی کامل نیست. از شما سخنانی فیلسوفانه که خواسته نشده، روی هوا، چند توصیه‌ی سریع خواسته‌اند. حالا اگر هم صد درصد کامل نیست، اهمیتی ندارد.
۷-کارهای اضطراری
وقتی سرعت عمل حرف اول و آخر را می‌زند، کارآمدی، در مرحله‌ی بعدی قرار می‌گیرد. بارزترین مثال، وضعیتی اضطراری است مثل آتش یا تصادفی که مسئله‌ی زندگی و مرگ را به میان می‌کشد. در چنان شرایطی، هیچ کس مسئله‌اش نیست که فلان چیز را خوب و درست بایگانی کرده‌اید یا چطور کارمندانتان را هدایت نموده‌اید. سرعت و امنیت در درجه‌ی اول اهمیت قرار می‌گیرد؛ بنابراین اگر در چنین مواردی، قدری کوتاهی کنید یا رفتاری غیر رسمی داشته باشید، بیشتر مردم این را درک می‌کنند.
همان مقوله در مورد تجارت هم صادق است. اگر کاری بی‌عیب و نقص، یک روز دیگر کار میبرد، ولی شما در موقعیتی اضطراری قرار دارید و کار باید تا چند ساعت دیگر تکمیل شود، ۸۰ درصد آمادگی هم مشکلی ایجاد نخواهد کرد.
۸-حوزه‌های ذخیره‌سازی
شاید دلتان بخواهد لباس‌هایتان را بر اساس رنگ‌هایشان منظم در کمد بگذارید یا یک روز هوس می‌کنید فلان لباس را تن نمایید. ولی از این موارد گذشته، این که چطور لباس‌هایتان را آویزان می‌کنید تا حد زیادی امری شخصی است و به سلیقه‌ی خودتان بستگی دارد. اگر تا هشتاد درصد در ذخیره‌سازی لباس موفقید، خوب است. این که وقت اضافی بگذارید و آن‌ها را بر اساس رنگ مرتب کنید و به فاصله‌ی رخت آویزها نظمی بدهید، احتمالاً ارزش وقت صرف کردن ندارد.
همین اصل در مورد انبار، اتاق زیر شیروانی، گاراژ و سایر فضاهایی صادق است که به عنوان فضای ذخیره‌سازی به کار می‌برید. فضاهای انبار و ذخیره‌سازی هیچ وقت نباید آشفته و به هم ریخته باشند، و تلاش برای منظم کردنشان نباید زیر ۸۰ درصد قرار بگیرد. ولی حالا ۲۰ درصد باقی، احتمالاً ارزش وقت گذاشتن زیادتر را ندارد.
۹-مسیرهای پیش‌نویس
جدول‌های زمانی مدام در حال تغییرند. پروازها به خاطر شرایط جوی تأخیر دارند، ترافیک سنگین مجبورتان می‌کند ساعت ملاقاتی را تغییر دهید، تماس‌های تلفنی، بیش از حد پیش‌بینی شده طول می‌کشند، خدمات در رستورانی به درازا می‌کشد. همه‌ی این چیزها دست به دست هم می‌دهند و بسیاری از برنامه‌هایی را که با دقت تنظیم شده‌اند، از مسیر خود خارج می‌کنند. در حالی که جدول‌های زمانی مختلف خود را تهیه می‌کنید، برای احتمال تغییرشان نیز جا بگذارید.
دقت و موشکافی زیاده از حد در تعیین خط سیر برنامه‌ی کاری و جدول زمان‌بندی‌تان، در موقع طراحی‌اش، وقت تلف کردن است. خودتان بهتر می‌دانید که لااقل یکی از کارهایی که برنامه‌ریزی کرده‌اید، تغییر خواهد کرد، بنابراین جا برای مانور باقی بگذارید و از همان اول مدام نگران بی‌عیب و نقص بودنش نباشید.
۱۰-فعالیت‌های تفریحی
نیتی که در پس زمان‌بندی فعالیت‌های تفریحی نهفته، این است که از استرس، تنش و فشارهای کاری بکاهید و مدتی استراحت نمایید. ولی اگر می‌خواهید اوقات تفریح صد در صد بی‌عیب و نقصی داشته باشید، هیچ وقت واقعاً روی آرامش نخواهید دید و استراحتی نخواهید کرد و از زندگی‌تان لذت نخواهید برد. جدول‌بندی زمانی فعالیت‌های تفریحی ایرادی ندارد، ولی وقتی چیزی با برنامه جلو نمی‌رود، سخت نگیرید و خود را به جریان آب بسپارید. شما در حال استراحت هستید. اگر سطح توقعات خود را پایین بیاوردید، تجربیات بسیار لذت‌بخش‌تری خواهید داشت.
این مقاله برگرفته از کتاب « راه و چاه موفقیت » نوشته ی مارک مک کورمک است.
